Demander un vélo à votre employeur : quelles options s’offrent à vous ?
Les différences entre l'indemnité vélo, le vélo d'entreprise et le budget mobilité expliquées
13 juin 2024
À l’occasion de la Journée mondiale du vélo qui se tiendra le lundi 3 juin, Attentia, expert en RH et Bien-être, vous dresse la liste des différentes options vous permettant de faire intervenir partiellement ou intégralement votre employeur dans vos déplacements à vélo. Les organisations sont de plus en plus nombreuses à le faire, car cela contribue à des collaborateurs en meilleure santé, à une image durable et à une plus grande rétention ou attraction des talents. Mais il y a malgré tout des pièges à éviter, prévient Attentia.
Option 1 : un vélo privé assorti d’une indemnité vélo
Bon nombre de travailleurs effectuent le trajet entre leur domicile et leur travail à l’aide de leur vélo privé qu’ils ont d’ailleurs acheté avec leurs fonds propres. Mais même dans ce cas, un employeur peut intervenir, indique Rudy Lardon, Senior Legal Consultant et expert en rémunération flexible chez Attentia :
« Une CCT déterminant les conditions et le montant de l’indemnité vélo que perçoit un travailleur par kilomètre a été conclue dans la plupart des secteurs. Les entreprises de certains secteurs qui ne disposent pas d’une CCT, comme celui de la chimie, sont tenues depuis le mois de mai 2023 de pratiquer un tarif minimum de 28 centimes par kilomètre. »
Option 2 : acheter ou louer un vélo d’entreprise
Un employeur peut également acheter ou louer des vélos et les mettre à la disposition des collaborateurs : des vélos d’entreprise. Généralement, le collaborateur verse une partie de son salaire brut ou de sa prime de fin d’année dans le cadre d’un plan de rémunération flexible ou plan cafétéria.
L’employeur détermine dans un plan vélo quels types de vélos peuvent être proposés, et si un vélo-cargo, un vélo de course ou encore un speed-pedelec est également autorisé. Les trottinettes, les skateboards ou les patins à roulettes ne sont pas autorisés ; il doit s’agir d’un véhicule à pédales. Le budget que peut dépenser le collaborateur est également défini.
Rudy Lardon : « Cette option est très populaire, car le vélo d’entreprise est totalement exonéré d’impôts et de cotisations sociales. À la condition toutefois qu’il soit ̎réellement ̎ utilisé pour le trajet domicile-travail. Dans la pratique, son utilisation est souvent ̎régulière ̎, et cette régularité peut varier d’une entreprise à l’autre. Une autre condition, qui a été récemment ajoutée, est que le travailleur ne peut justifier de frais professionnels réels dans l’impôt des personnes physiques. S’il le fait malgré tout, il sera taxé sur le vélo. »
De plus, les collaborateurs peuvent être redevables d’une indemnité vélo pour les kilomètres qu’ils ont parcourus à l’aide du vélo d’entreprise. Selon les accords définis dans la politique en matière de vélos ou la CCT sectorielle.
Option 3 : un vélo dans le cadre du budget mobilité
Depuis quelques années, les organisations peuvent proposer à leurs collaborateurs disposant d’une voiture de société de s’en défaire en échange d’une voiture plus respectueuse de l’environnement ou de formes de mobilité alternatives. Ces alternatives comprennent notamment une indemnité vélo pour le trajet domicile-travail, mais également un abonnement pour les vélos partagés et la mise à disposition de vélos d’entreprise.
Dans ce cas-ci, les règles sont différentes, prévient Rudy Lardon :
« L’indemnité vélo n’est par exemple pas obligatoire dans le cadre du budget mobilité. Cela dépend des intentions de l’employeur. La CCT sectorielle ne s’applique pas. Dans ce contexte, le vélo d’entreprise n’est possible que si le travailleur ne possède pas encore de vélo d’entreprise dans le cadre d’un plan flexible. »
Enfin, il est également possible de financer la mobilité dite douce à l’aide du budget mobilité. Il s’agit plus exactement de l’achat, de la location, du leasing ou du financement d’un vélo (mais également d’une trottinette, d’une moto électrique, etc.). Le collaborateur peut acheter un vélo pour lui-même ou pour les membres de sa famille, ou souscrire à un contrat de leasing privé.
Rudy Lardon : « Ce vélo peut, mais ne doit pas - contrairement au vélo d’entreprise - être utilisé pour les déplacements entre le domicile et le travail. En outre, ce budget peut également couvrir les frais d’entretien, d’entreposage et d’équipement visant à protéger le cycliste et ses passagers, ainsi que l’équipement permettant d’accroître leur visibilité. Un casque, par exemple. »
Piège 1 : cumul avec la voiture d’entreprise
Tant les travailleurs que les employeurs devront rester attentifs à la combinaison d’une voiture d’entreprise ou d’une voiture cafétéria (c’est-à-dire une voiture financée par une partie du salaire brut). En principe, les deux peuvent être cumulés avec un vélo d’entreprise, un vélo dans le cadre d’un budget mobilité et une indemnité vélo.
Mais des exceptions sont possibles, indique Rudy Lardon :
« Parfois, on part du principe qu’une personne qui dispose d’une voiture de société reçoit ainsi une compensation suffisante pour ses déplacements. Les collaborateurs ne peuvent dès lors en déduire d’emblée que le cumul est autorisé, et devront donc veiller à toujours vérifier la politique de l’entreprise. »
Piège 2 : sécurité compromise
Des études1 ont démontré que depuis 2019, le nombre d’accidents survenant sur le trajet domicile-travail impliquait davantage de vélos que de voitures. Plus de la moitié des accidents de vélo ont été causés par des dérapages et des chutes. Le cycliste a été percuté dans 20 % des cas.
Intégrer les problèmes relatifs au trajet domicile-travail dans la culture et la stratégie de prévention des organisations est donc devenu incontournable.